Datenschutzhinweise

Stand: 5. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenverarbeitung ist die Förderinitiative Freizeitgelände Erzhausen e.V., In den Weingärten 19, 64390 Erzhausen, info@freizeitgelaende-erzhausen.de.

2. Bereitstellung der Website

Die Website setzt keine externen Karten und keine Tracking-Dienste ein. Für den Spendenlauf gibt es optionale Online-Formulare, wie nachfolgend beschrieben. Beim Aufruf verarbeitet der technische Hoster die üblichen Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Datei, Browserangaben und technische Statusinformationen. Die Verarbeitung dient der sicheren und zuverlässigen Auslieferung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb und Schutz der Website.

3. Kontakt und Vereinsverwaltung

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst oder Mitglied wirst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage, zur Vereins- und Beitragsverwaltung sowie gegebenenfalls zur Durchführung des SEPA-Verfahrens. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

4. Anmeldung und Durchführung des Spendenlaufs

Für Anmeldung, Organisation und Auswertung des 24-Stunden-Spendenlaufs verarbeiten wir – soweit angegeben oder für den Ablauf erforderlich – Team- oder Solonamen, optionale Organisationsangaben, Namen und Kontaktdaten der Ansprechperson, Namen der Teilnehmenden, Runden, Kilometer, Unterschriften und bei Minderjährigen die Bestätigung einer sorgeberechtigten Person.

Die Daten werden verwendet, um Teams und Solostarts zuzuordnen, Runden zu verwalten, Einzel- und Teamergebnisse zu berechnen, Rückfragen zu beantworten sowie den Lauf organisatorisch abzuwickeln. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Teilnahmeabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine geordnete, nachvollziehbare Durchführung und Auswertung der Veranstaltung.

Soweit es für Rundenzählung und Veranstaltungsablauf erforderlich ist, erhalten nur die unmittelbar mit der Durchführung betrauten Personen sowie die beteiligten Veranstaltungsstellen Gemeinde Erzhausen und Die Kaltduscher / SV Erzhausen die dafür notwendigen Angaben. Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht.

5. Online-Anmeldung und Online-Ergebniserfassung

Neben dem PDF-Formular und der Anmeldung per E-Mail kann zusätzlich eine Online-Anmeldung angeboten werden. Beide Wege führen in denselben organisatorischen Ablauf; eine doppelte Einsendung ist weder nötig noch erwünscht. Die Online-Funktion ist optional und kann jederzeit abgeschaltet werden. Dann bleiben ausschließlich Formular und E-Mail nutzbar.

Bei einer Online-Anmeldung verarbeiten wir die im Formular gemachten Angaben: Team- oder Soloname, optionale Organisation, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, optional Namen der Teilnehmenden, einen optionalen Hinweistext sowie die ausgewählten Veröffentlichungsfreigaben. Postanschriften, Geburtsdaten, Passwörter oder eigene E-Mail-Adressen einzelner Teilnehmender werden nicht erhoben.

Die Runden zählen die Teilnehmenden selbst und tragen sie selbst ein. Es gibt keine laufende Standort- oder Rundenverfolgung und keine automatische Rundenzählung. Nur mit einer zusätzlichen ausdrücklichen Teamfreigabe können die gespeicherten Runden schon vor Abschluss in eine vorläufige anonyme Spendengesamtsumme einfließen. Frühere Ergebnisfreigaben gelten weiterhin nur für abgeschlossene Ergebnisse. Aus den eingetragenen Runden berechnet der Server die zugehörigen Kilometer und bei bestätigten Rundenspenden den vereinbarten Spendenbetrag; eine Runde entspricht 400 Metern. Eine Prüfung oder Bewertung einzelner Rundenzahlen durch die Organisation findet nicht statt.

Eine optionale öffentliche Live-Anzeige zeigt Team- oder Soloname, die Namen der eingetragenen Mitglieder, laufende Runden, Kilometer und Rang nur nach einer gesonderten teamweiten Freigabe im Organisationsbereich. Mit dem Schalter bestätigt die Organisation, dass die Veröffentlichung für alle aufgeführten Personen erlaubt ist. Die Freigabe gilt für das gesamte Team und kann jederzeit ausgeschaltet werden; dann verschwinden Team und Mitglieder beim nächsten Abruf vollständig aus der Live-Anzeige. Frühere, enger gefasste Live- oder Ergebnisfreigaben werden nicht automatisch erweitert. Für die Zuordnung eines öffentlichen Personenbetrags ist zusätzlich eine ausdrückliche Erlaubnis der spendenden Person erforderlich; Teamzusagen werden nicht auf Personen verteilt. Kontakte, Einzelzusagen ohne diese Zuordnungsfreigabe, Nachweise und Zahlungsdaten erscheinen dort nicht. Die Anzeige fragt etwa alle zwölf Sekunden den Serverstand ab. Pausierte Anzeigen blenden Ergebnisse aus; bereits angefertigte Kopien können nicht zurückgerufen werden. Freigaben und Widerrufe werden intern mit Zeitpunkt und Änderungsprotokoll aufbewahrt und im Rahmen des organisatorischen Abschlusses auf weitere Erforderlichkeit geprüft.

Für die Bearbeitung eines Eintrags erzeugen wir auf Anforderung einen persönlichen Verwaltungslink. Von dem darin enthaltenen Geheimnis speichern wir ausschließlich einen kryptografischen Hashwert; der Link selbst wird nicht gespeichert und Namen oder Kontaktdaten sind nicht Bestandteil der Adresse. Ein Verwaltungslink kann jederzeit zurückgezogen und neu erzeugt werden.

Zum Schutz vor Missbrauch und automatisierten Masseneinsendungen setzen wir ein verstecktes Prüffeld im Formular sowie eine Begrenzung der Zugriffe je Absender ein. Dafür speichern wir keine IP-Adressen im Klartext, sondern nur einen gesalzenen Hashwert mit einem Zähler. Zusätzlich protokollieren wir Anlage, Änderung, Abschluss, Wiederöffnung, Freigabe und Rückzug eines Eintrags mit Zeitpunkt und handelnder Rolle (Anmeldung, Team, Organisation), damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und nachvollziehbaren Betrieb.

Nach der Online-Anmeldung können wir eine Eingangsbestätigung an die angegebene Kontaktadresse und eine Benachrichtigung an die Organisation versenden. Die Freigabe einer Anmeldung bleibt eine Entscheidung einer Person aus der Organisation; erst danach kann der persönliche Verwaltungslink per E-Mail versendet werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über die Teilnahme findet nicht statt.

Für den technischen Versand dieser Transaktions-E-Mails setzen wir Brevo, betrieben von Sendinblue SAS, 9–17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter ein. An Brevo werden nur die für die jeweilige Nachricht notwendigen Angaben übermittelt: E-Mail-Adresse und Name der Ansprechperson, Team- oder Soloname, Referenznummer, Mailinhalt sowie technische Versand- und Zustellinformationen. Telefonnummern, Hinweisfelder und die Namen weiterer Teilnehmender werden nicht übermittelt. Öffnungs- und Klicktracking verwenden wir nicht. Brevo kann weitere Unterauftragnehmer einsetzen; soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der dafür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Garantien. Informationen zu Brevos Datenschutz und Unterauftragnehmern sind unter brevo.com/legal/termsofuse abrufbar.

Die Online-Datenbank wird bei unserem Hosting-Dienstleister Cloudflare betrieben, der insoweit als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist. Für Anmelde- und Verwaltungslink-Mails speichern wir in unserer Datenbank nur Mailtyp, Versandstatus, Zeitpunkt, Anzahl der Versuche, eine technische Anbieterkennung und gegebenenfalls einen allgemeinen Fehlercode. Diese Mailinhalte, API-Schlüssel und persönliche Verwaltungslinks werden dort nicht gespeichert. Für freigegebene Ergebnisnachrichten bewahren wir dagegen den notwendigen Berechnungsstand auf: Team und Endrunden, Empfänger, vereinbarte Konditionen, errechneter Betrag, verbuchte Zahlung sowie Freigabe und Korrekturversion. So können wir falsche oder doppelte Zahlungsaufforderungen vermeiden und Rückfragen nachvollziehen.

6. Spendenzusagen und Zahlungszuordnung

Bei einer Spendenzusage verarbeiten wir Name beziehungsweise Organisation, Kontaktdaten, das unterstützte Team, den Solostart oder die ausdrücklich ausgewählte Person, Spendenart, Rundensatz, Höchst- oder Festbetrag, das bestätigte Ergebnis sowie Angaben zur Zahlungszuordnung. Dies dient der Berechnung, Mitteilung und Dokumentation des Spendenbetrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für gesetzlich erforderliche Buchhaltungs- und Aufbewahrungspflichten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für Online-Zusagen gibt es einen Unterstützungslink zum jeweiligen Team. Das Team kann denselben Link an mehrere Personen oder Unternehmen schicken. Alle geben ihre Zusagen unabhängig voneinander ab. Über diesen Link sind nur der Teamname und das Spendenformular sichtbar, keine Teamverwaltung oder fremden Spendenangaben. Wer online eine Spende zusagt, erhält eine E-Mail. Innerhalb von 48 Stunden muss die spendende Person den persönlichen Link öffnen und die Zusage auf der Seite bestätigen. Dessen Geheimnis wird nur als Hash gespeichert; der Link erlaubt keine Einsicht in andere Zusagen. Er kann bis zu 90 Tage zum Einsehen und Zurückziehen der eigenen Zusage dienen. Danach ist die Organisation erreichbar. Liegt eine schriftliche Spendenzusage vor, können Teamverantwortliche die Angaben von Hand eintragen und Datum sowie Ablageort des Originals nennen. FiFE prüft und bestätigt den Eintrag. Eine schriftliche Zusage ist auch ohne Namen und Kontaktadresse möglich; ohne E-Mail-Adresse wird keine Ergebnismail verschickt.

Die Organisation sieht die für Abwicklung und Zahlungszuordnung notwendigen Spenderdaten. Teamverantwortliche sehen die Konditionen und den Status der eigenen Teamzusagen; bei online öffentlich anonymen Zusagen erhalten sie weder den Spendernamen noch die E-Mail-Adresse. Wer eine Papierzusage selbst erfasst, kennt deren übermittelte Angaben bereits. Unterzeichnete Unterlagen verbleiben in der dafür vorgesehenen geschützten Ablage, nicht in einem öffentlichen Upload.

Zusagen, aus selbst gemeldeten Teamrunden errechnete Beträge und tatsächliche Zahlungseingänge werden getrennt behandelt. Zahlungen trägt nur die Organisation nach Bestätigung der zuständigen Kasse ein. Nach Abschluss des Teams prüft die Organisation die Versandvorschau und gibt individuelle Ergebnisnachrichten frei. Dafür übermitteln wir an Brevo zusätzlich nur die eigenen Spendenkonditionen, Team-Endergebnis, den eigenen Betrag und Zahlungsstand. Es gibt keine Spenderwerbung oder Newsletter; die Transaktionsnachricht dient der angefragten Spendenabwicklung. Unklare Sendungen werden vor einer Wiederholung geklärt, nachträgliche Änderungen als Korrektur gekennzeichnet.

7. Veröffentlichung von Namen und Ergebnissen

Team-, Organisations-, Personen- oder Spendernamen sowie Ergebnisse veröffentlichen wir nur, wenn die dafür vorgesehene Freigabe erteilt wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail oder durch Ausschalten der teamweiten Live-Freigabe widerrufen werden. Die Live-Freigabe umfasst als eine gemeinsame Entscheidung Teamname, aufgeführte Mitgliedernamen, Runden, Kilometer und Rang; ohne diesen Haken erscheint nichts davon in der öffentlichen Live-Anzeige. Kontaktdaten, Unterschriften, Zahlungsstände, einzelne Spendenbedingungen und Höchstgrenzen bleiben nicht öffentlich. Spendende können getrennt und freiwillig erlauben, dass ihr Name genannt wird, ihre Zusage ohne Namenszuordnung zur Gesamtsumme beiträgt oder ein direkt zugeordneter Personenbetrag öffentlich erscheint. Teamzusagen werden nicht auf Personen verteilt. Zahlungen bleiben in der Verwaltung und werden erst nach Bank- oder Bargeldabgleich durch Kasse oder Buchhaltung bestätigt. Es gibt keine Spender-Ranglisten. Bei wenigen Zusagen können auch Veränderungen einer Gesamtsumme Rückschlüsse erlauben; darauf weisen wir vor der freiwilligen Freigabe hin. Alte Freigaben werden nicht automatisch erweitert.

8. Speicherdauer

Organisations- und Kontaktdaten werden gelöscht, sobald der Lauf vollständig ausgewertet, offene Rückfragen erledigt und die Daten für die Durchführung nicht mehr erforderlich sind. Veröffentlichte Angaben bleiben bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis zur Entfernung der jeweiligen Veröffentlichung gespeichert. Spenden- und Zahlungsunterlagen bewahren wir nur so lange auf, wie dies zur Abwicklung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Online erfasste Anmeldungen, Teilnehmenden- und Rundenangaben sowie die zugehörigen Änderungs- und Versandprotokolle löschen wir nach abgeschlossener Auswertung, sobald sie für Abwicklung und Rückfragen nicht mehr benötigt werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Spendenzusagen, Zahlungsbuchungen und freigegebene Berechnungsstände werden vor einer Löschung gesondert auf offene Verpflichtungen und gesetzliche Aufbewahrung geprüft; sie werden nicht versehentlich mit einer Teamlöschung entfernt. Unbestätigte, abgelaufene Zusagen ohne weiteren Vorgang löschen wir regelmäßig im organisatorischen Abschluss. Auch ein Zurückziehen der öffentlichen Freigabe löscht nicht automatisch noch erforderliche Buchhaltungsnachweise. Verwaltungslinks werden mit dem Ende der Ergebniserfassung ungültig. Die Zähler der Missbrauchsbegrenzung werden laufend automatisch entfernt. Beim Versanddienstleister gespeicherte Nachrichten- und Zustelldaten werden gelöscht, sobald sie für Versand, Fehlerbehebung und Missbrauchsschutz nicht mehr benötigt werden.

9. Erforderliche und freiwillige Angaben

Als optional gekennzeichnete Angaben sind freiwillig. Ohne die für Anmeldung, Zuordnung, Rundenerfassung oder Spendenabwicklung notwendigen Angaben kann der jeweilige Vorgang gegebenenfalls nicht vollständig durchgeführt werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung oder ein Profiling findet nicht statt.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an info@freizeitgelaende-erzhausen.de gerichtet werden.

Außerdem besteht ein Beschwerderecht beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.